合同已到期，招标进行时，服务不能停，怎么办？

有些服务类采购项目具有一定的连续性，不能中断。但采购实践中，这类服务项目都是根据年度预算安排分段实施，如果不能保证服务的延续性，就会带来一系列的问题。近日，标赞网聊政采音频团队收到了这样一个咨询：

某垃圾清运服务采购项目公开招标，招标文件规定，一次招标结果三年沿用，合同一年一签。经评审，E供应商最终以每年600万元中标。为期三年的服务合同于2023年12月届满。由于采购人的原因，新一轮的垃圾清运服务采购项目到了2024年3月还在走流程，但垃圾清运的工作又不能停下来，这中间出现了至少三个月的空档期。

采购人咨询标赞网聊政采音频团队，采购项目合同已到期，新一轮招标还在进行中，尚未确定中标供应商，垃圾清运服务又不能停，这种情况让新中标供应商与E供应商签订一个补充协议，然后将3个月的服务费支付给E供应商，合规吗？

在这个案例中，三年合同到期后，采购人擅自延长采购合同的履行期限，直接让原中标供应商继续提供垃圾清运服务，这种做法从采购流程上来看，是不合法的，因此，不能让后续中标供应商来支付至少3个月空档期的服务费。这会影响到当年的预算安排和上一年度采购合同的履行。在采购合同履行中，如果采购人确实需要通过追加合同标的来满足自身实际需要的，可按《政府采购法》第四十九条的规定来操作，在不改变合同其他条款的前提下，与中标供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

标赞网了解到，实践中，在物业服务、食堂食材供应、网络租赁服务和垃圾清运服务等服务类采购项目中，常常会遇到类似情况。项目一招定三年，合同则一年一签，合同到期前后由于采购人自身的原因，导致新一轮公开招标确定中标供应商提供服务的时间，无法与原合同到期时间严丝合缝相衔接，出现了服务空档期，只好由原中标供应商继续提供一段时间服务的情况。《关于推进和完善服务项目政府采购有关问题的通知》（财库[2014]37号）明确规定，对于采购需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小的服务项目，在年度预算有保障的前提下，采购人可以签订不超过三年履行期限的政府采购合同。但是，这需要采购人在采购文件中明确合同履行的期限，是一年期合同签三次，还是三年期合同签一次。在政府采购合同履行期间，甲乙双方当事人是不能擅自变更采购合同履行期限的。

回到上述案例，采购人可以与E供应商签订补充服务合同，但采购金额不得超过原合同金额的百分之十，即60万元。这就意味E供应商延长服务的期限在一个月多一点。采购人延长三个月合同期是违法的。

那么，遇到这种情况怎么办？标赞网认为，采购人应当主动将项目的实际情况，及时向主管预算单位和本级财政部门汇报，由财政部门依法做出处理，而不能擅自延长原采购合同的服务期限，让新一轮中标供应商来支付延长期服务费。

如何避免这类问题的发生呢？标赞网认为，《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）明确规定，采购人要做好政府采购需求管理，科学编制采购实施计划，并实施相关风险控制管理。尤其是采购人要根据采购项目实施的要求，充分考虑采购活动所需时间和可能影响采购活动进行的因素，合理安排采购活动实施的时间，要有一定的提前量。例如，采购人要充分考虑在采购活动过程中，可能遇到供应商质疑、投诉成立，或者出现符合条件的供应商或对招标文件作实质响应的供应商不足三家而废标，以及中标供应商拒签合同等情形。一旦出现这些情形，将会导致采购合同已到期，服务虽不能停止，但又没有新的中标供应商来履约。这就需要采购人在制定采购实施计划时，将这些可能影响采购活动的风险因素充分考虑在内，预留合理的时间提前量，事先做好风险处置措施和替代方案，避免同类问题反复出现。